Privacyverklaring

UASI is een handelsnaam van Kadar Holding B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72123788, Elkenhorst 12, 6714 JC Ede. Contact: hello@uasi.nl.

UASI is software voor horecazaken: rooster, klokken, verlof, checklists, kassa, online bestellen, personeel en cijfers in één app. De app heet in de App Store en Google Play ‘UASI’ en werkt ook in de browser via uasi.nl.

UASI heeft twee rollen onder de AVG:

• Verwerker voor de gegevens die een zaak (de werkgever of ondernemer, onze klant) in UASI vastlegt: medewerkers, sollicitanten, roosters, uren, contracten en bestellingen van gasten. De zaak is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt waarvoor en hoe lang die gegevens worden gebruikt. Met elke zaak sluiten we een verwerkersovereenkomst. Vragen over die gegevens stel je in de eerste plaats aan je werkgever of de zaak waar je bestelde.
• Verwerkingsverantwoordelijke voor je UASI-account zelf (inloggegevens), voor demo-aanvragen, voor contact met ons en voor de website uasi.nl.

Medewerker. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, inloggegevens (wachtwoord versleuteld opgeslagen bij onze authenticatiedienst), pincode (alleen als onomkeerbare hash), rooster en diensten, beschikbaarheid, in- en uitkloktijden, gewerkte uren, verlof en verzuim, afgevinkte taken en checklists (met eventuele foto’s), afspraken en notities, meldingen en pushabonnementen van je toestel. Als de zaak inklokken op de werkplek aanzet: je locatie (GPS) op het moment van in- of uitklokken, ook via de kassa, om te controleren dat je op de werkplek bent; we volgen je locatie verder niet. Waar de zaak dat gebruikt: contractgegevens, loon- en functiegegevens, geboortedatum, adres, identiteitsbewijs, IBAN en BSN, en je digitale handtekening onder een contract.

Manager of eigenaar. Dezelfde accountgegevens als een medewerker, je rol en rechten, en een auditlog van wijzigingen in rollen en rechten die je doet. Daarnaast de gegevens die je als beheerder invoert of inziet (zoals omzet, kosten en inkoopfacturen).

Sollicitant. De gegevens die je in het sollicitatieformulier invult (naam, contactgegevens, beschikbaarheid, motivatie, eventueel cv), plus de notities en status die de zaak bij je sollicitatie bijhoudt.

Gast of besteller. Bij online bestellen: naam, e-mailadres en/of telefoonnummer, de bestelling, het afhaal- of bezorgmoment en de betaalstatus. Betalingen lopen via Mollie op het eigen Mollie-account van de zaak; wij zien geen volledige kaart- of rekeninggegevens.

Demo-aanvrager. Bedrijfsnaam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, IP-adres en browsergegevens (tegen misbruik), en hoe vaak je de demo bezocht.

Websitebezoeker. Technische gegevens die nodig zijn om de site te tonen en te beveiligen (IP-adres, browser, tijdstip) in de logbestanden van onze hosting. We gebruiken alleen functionele cookies (zoals je inlogsessie en een cookie dat je pincode tijdelijk ontgrendeld is), geen advertentie- of trackingcookies.

• De app leveren aan de zaak (rooster, uren, verlof, kassa, bestellingen, contracten): in opdracht van de zaak, op basis van de verwerkersovereenkomst. De zaak gebruikt daarvoor zelf als grondslag meestal de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, een wettelijke plicht (bijvoorbeeld loon- en fiscale administratie) of een gerechtvaardigd belang.
• Je account beheren en beveiligen (inloggen, pincode, blokkade na foute pogingen, auditlog): uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
• Meldingen sturen (in de app, per push en per e-mail): uitvoering van de overeenkomst. Pushmeldingen alleen als je die op je toestel toestaat.
• Demo-aanvragen afhandelen (boekje mailen, afspraak plannen, demo-omgeving): je verzoek (precontractuele fase) en ons gerechtvaardigd belang.
• Support en contact: je verzoek en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Wettelijke plichten, zoals onze eigen fiscale administratie.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken gegevens uit de app niet voor reclame.

• Gegevens van de zaak (medewerkers, sollicitanten, uren, contracten, bestellingen): zolang de zaak dat bepaalt, binnen de wettelijke termijnen. Na het einde van het abonnement kan de zaak tot 30 dagen een export krijgen; uiterlijk 90 dagen na het einde verwijderen we alle gegevens van de zaak en de accounts die alleen bij die zaak horen automatisch (zie de algemene voorwaarden).
• Afgewezen sollicitanten: bij afwijzing worden BSN, IBAN en de kopieën van identiteitsbewijs en bankpas direct verwijderd. De rest van de sollicitatie (zoals cv en notities) wordt 4 weken na de afwijzing automatisch verwijderd.
• Je account: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we je inloggegevens direct en verdwijnt je toegang. Gegevens die je werkgever wettelijk moet bewaren (zoals gewerkte uren, loon- en contractgegevens) blijven bij je werkgever, los van je account.
• Demo-aanvragen: de demo-omgeving (met verzonnen gegevens) en het demo-account worden na 7 dagen automatisch verwijderd. Van de aanvraag wissen we je IP-adres en browsergegevens na 30 dagen; de aanvraag zelf verwijderen we automatisch na 12 maanden zonder contact of bezoek.
• Supportmails: tot maximaal 2 jaar na afhandeling.
• Gegevens bij de AI-dienst: UASI stuurt gegevens alleen naar Anthropic op het moment dat een AI-functie wordt gebruikt. Anthropic kan die gegevens volgens haar eigen voorwaarden beperkt bewaren; bij de rekenfunctie (code execution) tot 30 dagen. Een foto van een identiteitsbewijs die alleen wordt gebruikt om de naam uit te lezen, slaat UASI zelf niet op.
• Back-ups: kopieën verdwijnen volgens het back-upschema van onze database-leverancier en worden tot die tijd niet gebruikt.

We schakelen de volgende partijen in. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.

• Vercel — hosting van de app en website, regio Frankfurt (EU).
• Supabase — database en inloggen (authenticatie), regio eu-central-1, Frankfurt (EU).
• Google (Google Workspace) — versturen van e-mail vanuit de app (uitnodigingen, wachtwoordherstel, meldingen, contracten) en ontvangen van e-mail via hello@uasi.nl. Google kan gegevens ook in de VS verwerken.
• Mollie — betalingen bij online bestellen en de kassa, via het eigen Mollie-account van elke zaak (de zaak heeft daarvoor zelf een overeenkomst met Mollie).
• Anthropic (VS) — AI-functies in de app, alleen wanneer zo’n functie wordt gebruikt. Wat er naartoe gaat: de vraag die je stelt en de gegevens die nodig zijn om die te beantwoorden (zoals cijfers uit financiën of het rooster), documenten die worden uitgelezen (inkoopfacturen, bonnen, cv’s) en een foto van een identiteitsbewijs om alleen de naam uit te lezen (die foto slaat UASI niet op). Doorgifte naar de VS gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen. Bij de rekenfunctie (code execution) kan Anthropic gegevens tot 30 dagen bewaren.
• Shopify — alleen voor zaken die een Shopify-webshop koppelen: cadeaukaarten (code en saldo) tussen de kassa en de webshop.
• Resend — reserve-maildienst. Alleen in gebruik als we die inschakelen; dat melden we dan vooraf.
• Apple, Google en browsermakers — bezorgen van pushmeldingen op je toestel (alleen een technisch adres en de tekst van de melding), en klant- en cadeaukaarten in Apple Wallet en Google Wallet.

De volledige lijst met waarborgen staat in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst.

Waar een partij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kan verwerken, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar. Toestemming die je gaf, kun je altijd intrekken.

• Gaat het om gegevens die je werkgever of de zaak in UASI beheert, vraag het dan aan hen. Wij helpen de zaak om je verzoek uit te voeren. Stuur je het toch naar ons, dan sturen we het door.
• Je UASI-account verwijder je zelf in de app via Meer → Account en privacy, of via de pagina account verwijderen.
• Voor al het andere: mail hello@uasi.nl. We reageren binnen een maand.

• Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Gegevens staan in de EU.
• Gegevens van verschillende zaken zijn van elkaar gescheiden; medewerkers zien alleen hun eigen persoonlijke gegevens.
• Wachtwoorden en pincodes slaan we alleen als onomkeerbare hash op. Na 5 foute pincodes wordt de pincode geblokkeerd, en elke volgende blokkade duurt langer (vanaf 15 minuten tot 24 uur).
• Toegang gaat per rol en recht; wijzigingen in rollen en rechten worden gelogd.
• Gaat er iets mis in de app, dan slaan we een foutmelding op (welke pagina, de technische melding, je account en zaak) om de fout op te lossen. Codes en links met tokens worden daarbij onleesbaar gemaakt. Er zit geen tracking of advertentie-analyse in de app.
• Een kwetsbaarheid gevonden? Meld het via onze supportpagina.

Bij een datalek dat gegevens van een zaak raakt, informeren we de zaak zonder onnodige vertraging, zodat die haar meldplicht kan nakomen.

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Mail naar hello@uasi.nl.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We horen het graag eerst zelf, zodat we het kunnen oplossen.

Deze verklaring is opgesteld op 13 oktober 2026. Bij wijzigingen passen we de datum bovenaan aan.

Voor zakelijke klanten gelden daarnaast de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.