Van sollicitatie tot loonstrook, in één reis.
Volg Lisa, je nieuwe collega in de bediening. Zij solliciteert op een maandagavond, drie weken later zijn haar eerste uren goedgekeurd. Bij elke stap zie je wat zij op haar telefoon ziet, en wat jij als manager doet.
- Fase 1 · Werven1Maandag 6 okt · 21:14Lisa
Lisa solliciteert vanaf de bank
Ze ziet je vacature op Instagram en vult op je eigen website het formulier in: functie, dagen per week, ervaring, en of ze een proefdag wil. Haar cv uploadt ze erbij. Twee minuten werk.
Werken bij Café De HoekLisaFunctieBedieningNaamLisa de BoerDagen per week3 dagenWil je een proefdag?Ja, graagCvcv-lisa.pdf ✓Verstuur sollicitatieWat jij als manager doet- Je krijgt direct een melding: nieuwe sollicitatie voor Bediening.
- Lisa staat als kaart in de kolom Nieuw. Dubbele inzendingen en spam worden eruit gefilterd.
Van sollicitatie tot collega · voorbeeld Nieuw0Gesprek1Fleur V.BedieningProefdag1Bram S.BakkenAangenomen2Lisa de B.BedieningOmar K.Keuken - 2Dinsdag 7 okt · 09:30Jij
Je nodigt haar uit voor een gesprek
Je kiest een datum, tijd en plek en schrijft er een persoonlijk zinnetje bij. Lisa krijgt een nette mail met alles erin.
UitnodigenJijDatumdo 9 oktTijd14:00PlekIn de zaak, vraag naar AbdiUMail verstuurd aan LisaUitnodiging voor een gesprek op do 9 okt om 14:00.Wat jij als manager doet- Na het gesprek klik je op Gesprek afronden en zet je je notities erbij.
- Past ze niet? Dan stuur je een afwijzing met één klik. Haar gegevens worden dan automatisch verwijderd.
- 3Zaterdag 11 okt · 12:00Lisa
Proefdag op een echte dienst
Je plant de proefdag op een middagdienst uit het rooster. Mila wordt haar buddy en krijgt daar een melding van. Lisa loopt mee en ziet meteen hoe het werkt.
Je proefdagLisaUProefdag ingeplandza 11 okt · Middag 12:00–18:00za 11 oktMiddag 12:00–18:00ProefdagMMila is je buddyZe laat je alles zien.Wat jij als manager doet- De proefdag staat gewoon in het rooster, dus iedereen weet dat ze komt.
- Ging het goed? Dan sleep je haar kaart naar Aangenomen.
- Fase 2 · Inwerken4Maandag 13 okt · 10:05Lisa
Gegevens aanvullen en contract tekenen
Lisa krijgt één link. Ze maakt een pasfoto met haar camera, fotografeert haar ID en vult haar adres, BSN en IBAN in. Daarna tekent ze het contract met haar vinger.
Contract tekenenLisaPasfoto ✓ID voor- en achterkant ✓BSN •••• ••• 21 ✓IBAN NL•• •••• •••• 4410 ✓Arbeidsovereenkomst · handtekeningGetekend ✓Wat jij als manager doet- Het contract staat al ingevuld met haar gegevens uit de sollicitatie. Jij controleert en verstuurt.
- BSN, IBAN en de getekende PDF worden versleuteld opgeslagen in haar personeelsdossier.
- 5Maandag 13 okt · 10:12Lisa
Account en pincode
Lisa krijgt een uitnodiging en kiest een pincode. Daarmee klokt ze straks in en opent ze de kassa. Ze zet UASI op haar beginscherm.
Kies je pincodeLisa1234567890⌫UWelkom bij Café De HoekJe account staat klaar.Wat jij als manager doet- Geen mail ontvangen? Je kopieert de link en stuurt hem via WhatsApp.
- Vanaf nu is Lisa een collega: ze staat in het rooster, in de urenregistratie en in de loonkosten.
- Fase 3 · Roosteren6Dinsdag 14 okt · 19:40Lisa
Ze geeft door wanneer ze kan
Voor volgende week tikt Lisa haar dagen aan: maandag en dinsdag hele dag, woensdag niet, vrijdag liever werken, zaterdag alleen de middag.
Beschikbaarheid wk 43LisamaHele dagdiHele dagwoNietdoOchtendvrLiever werkenzaMiddagzoNietWat jij als manager doet- Je ziet per dag hoeveel mensen beschikbaar zijn.
- Een ziekmelding of vakantie wordt automatisch meegenomen.
- 7Woensdag 15 okt · 08:30Jij
Vul de week
Eén klik. UASI zet op elke open plek de collega die het best past. Daarbij telt wie beschikbaar is, wie de juiste vaardigheden heeft en wie onder zijn contracturen zit. Lisa krijgt twee ochtenden en een zaterdagmiddag.
Rooster wk 43 · conceptJijmadiwodovrzazoUConcept klaar20 van 21 plekken ingevuld, met uitleg per keuze.Wat jij als manager doet- Bij elke keuze zie je waarom, en wie de reserve is. Wisselen kost één tik.
- Het blijft een concept: niemand ziet het voordat jij publiceert.
Vul de week · voorbeeld madiwodovrzazoOchtendMiddagAvondKlik op een ingevulde plek: je ziet waarom deze collega gekozen is, en wie de reserve is. - 8Woensdag 15 okt · 08:32Jij
Past het binnen je loonkosten?
Boven het rooster staat het urenbudget. Dat komt uit de verwachte omzet per dag, je maximale loon% en de gemiddelde loonkosten per uur. Zaterdag is druk, dus daar is meer ruimte.
Rooster wk 43 · conceptJijmadiwodovrzazoUUrenbudget182 van 204 uur gepland · loon 27,1% van de omzetWat jij als manager doet- Je ziet direct welke dag boven het plafond komt.
- Per collega zie je de uren tegen het contract.
Uren per dag tegen het plafond · voorbeeldweek Weekbudget196 uGepland184 uLoon % omzet28,1%Gepland binnen plafond Boven plafond Plafond = omzet × loon% ÷ uurloon - 9Woensdag 15 okt · 08:35Jij
De AI kijkt mee
Voordat je publiceert, laat je de AI het concept controleren. Hij kijkt naar dekking, drukte, budget, contracten en jouw eigen afspraken. Daarna zegt hij: kan live, of eerst aanpassen, met een concreet voorstel.
Rooster wk 43 · conceptJijmadiwodovrzazoUAI-controle: kan liveDekking klopt, uren binnen budget.Wat jij als manager doet- Je past het voorstel toe en laat opnieuw controleren.
- De AI publiceert nooit zelf. Jij hebt het laatste woord.
AI-controle vóór publiceren · voorbeeld Conceptrooster week 43Nog niet gecontroleerd - 10Woensdag 15 okt · 08:40Lisa
Gepubliceerd: Lisa weet het meteen
Iedereen die volgende week werkt krijgt een melding. Lisa ziet haar diensten in de app en ook in haar eigen agenda, want het rooster staat via een link in Google Agenda.
UJe rooster voor week 43 staat klaar3 diensten · 18 uurma 20 oktOchtend 07:45–14:00di 21 oktOchtend 07:45–14:00za 25 oktMiddag 12:00–18:00⟳ Ook in je Google AgendaWat jij als manager doet- Verander je later iets? Dan krijgen alleen de betrokkenen bericht.
- Het hele team ziet de gepubliceerde week, zodat iedereen weet met wie hij werkt.
- Fase 4 · Werken11Maandag 20 okt · 07:45Lisa
Eerste dienst: inklokken op de zaak
Lisa klokt in met haar telefoon. Dat kan alleen op de werkplek. De dienst wordt automatisch gekoppeld aan het rooster.
KlokkenLisaIngeklokt07:45✓ Op de werkplekDienst: Ochtend 07:45–14:00Wat jij als manager doet- Te vroeg, te laat of vergeten uit te klokken? Dat wordt gemarkeerd voor jouw goedkeuring.
- Je ziet live wie er binnen is.
- 12Maandag 20 okt · 07:50Lisa
De openingschecklist staat klaar
Omdat Lisa de ochtenddienst heeft, staat de openingschecklist vanzelf op haar telefoon: kassa, koelingen, vitrine met foto. Ze vinkt af, met haar naam en de tijd erbij.
Wat moet ik nu doen?LisaOpening · ochtenddienstKassa geteld en geopendKoelingen gecontroleerdVitrine gevuld (foto)Koffiemachine gespoeldUOpening klaarAfgevinkt om 08:09 · zichtbaar voor je managerWat jij als manager doet- Je ziet wie wat wanneer heeft afgevinkt.
- Losse taken met een deadline zet je ook klaar, bijvoorbeeld 'koelcel uitsoppen vóór 14:00'.
Wat jij ziet · voorbeeld Opening · ochtenddienstKlaar · zichtbaar voor de manager- Kassa geteld en geopendLisa · 07:48
- Koelingen gecontroleerdLisa · 07:52
- Vitrine gevuld (foto)Ravi · 08:05
- Koffiemachine gespoeldLisa · 08:09
- Terras opgezetRavi · 08:21
- 13Donderdag 23 okt · 13:10Lisa
Joris is ziek, Lisa neemt over
Joris meldt zich ziek in de app. Zijn avonddienst wordt een open dienst. Lisa is beschikbaar, mag de dienst doen en neemt hem met één tik over.
UOpen dienst vanavonddo 23 okt · Avond 17:00–23:00do 23 oktAvond 17:00–23:00 · Joris is ziekOvernemendo 23 oktAvond 17:00–23:00Jouw dienst ✓Wat jij als manager doet- Je krijgt een melding van de ziekmelding. De wachtdag wordt automatisch berekend.
- Mist iemand een vaardigheid voor de dienst? Dan beslis jij of de ruil doorgaat.
- 14Maandag 27 okt · 09:00Jij
Uren goedgekeurd, klaar voor de loonstrook
Lisa's eerste week zit erop: 26 uur, waarvan 6 uur extra door de overgenomen dienst. Je hoeft alleen de afwijkingen te bekijken. De rest staat klaar voor de loonadministratie.
Uren wk 43 · LisaJijma6,25 u✓di6,25 u✓do6,00 u✓za6,00 u✓Goedgekeurd24,5 u→ klaar voor de loonstrookWat jij als manager doet- Gewerkte uren staan naast de planning en het contract.
- En dan begint het weer bij stap één: beschikbaarheid voor de volgende week.
Zo lees je het rooster.
Boven elke dag staan vier getallen: ingepland, norm, max en loon%. Kijk hoe ze meebewegen terwijl de week gevuld wordt. Klik op een uitleg, of ga met je muis over een dag voor de berekening.
De uren die op die dag op het rooster staan. Dit getal loopt live mee: zet je een dienst erbij of sleep je er een weg, dan verandert het meteen.
| Medewerker | Ma 20 | Di 21 | Wo 22 | Do 23 | Vr 24 | Za 25 | Zo 26 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Niet toegewezen | + dienst | + dienst | + dienst | Keuken10:00–16:00 | Opening07:45–15:00 | + dienst | + dienst |
| Keuken 2 | |||||||
| Amani18:00u gepland | Keuken10:00–16:00 | + dienst | Keuken10:00–16:00 | + dienst | + dienst | Keuken10:00–16:00 | + dienst |
| Robin24:00u gepland | + dienst | Keuken10:00–16:00 | + dienst | + dienst | Keuken10:00–16:00 | Keuken12:00–18:00 | Keuken10:00–16:00 |
| Bediening 4 | |||||||
| Lisa24:30u gepland | Opening07:45–14:00 | Opening07:45–14:00 | + dienst | + dienst | Middag12:00–18:00 | Middag12:00–18:00 | + dienst |
| Mila30:00u gepland | Middag12:00–18:00 | + dienst | Sluiting17:00–23:00 | Middag12:00–18:00 | Middag12:00–18:00 | Middag12:00–18:00 | + dienst |
| Joris30:00u gepland | + dienst | Sluiting17:00–23:00 | + dienst | Sluiting17:00–23:00 | Sluiting17:00–23:00 | Sluiting17:00–23:00 | Middag12:00–18:00 |
| Noor31:45u gepland | + dienst | + dienst | Opening07:45–14:00 | Opening07:45–14:00 | Sluiting17:00–23:00 | Opening07:45–14:00 | Opening08:00–15:00 |
Elke week dezelfde kringloop, zonder appgroep of Excel.
Lisa hoort nu bij het team. Elke week geeft iedereen beschikbaarheid door, vul jij de week, controleert de AI, publiceer je, wordt er gewerkt en keur je de uren goed.
Slepen en herhalen
Sleep een dienst naar iemand anders of een andere dag. Herhaal een dienst tot 52 weken vooruit.
Dag, week en maand
Een tijdlijn per dag, een rij per collega per week en een kalender per maand. Filter op locatie of afdeling.
Regels die meekijken
Beschikbaarheid, verlof en ziekte, vaardigheden, 11 uur rust en contracturen. Klopt iets niet, dan zie je een ⚠ met de reden.
Taken bij een dienst
Koppel een checklist of losse taak aan een dienst. De collega ziet hem op de telefoon en vinkt hem af.
Verlof en ziekte
Aanvragen in de app. Na goedkeuring staan de diensten in die periode vanzelf open.
Meerdere locaties
Eén team, meerdere zaken. Rooster, budget en uren per locatie.
Nog vragen?
Moeten medewerkers een app installeren?+
Publiceert de AI het rooster zelf?+
Wat is het verschil tussen norm en max?+
Wat gebeurt er met de gegevens van afgewezen sollicitanten?+
Kan het sollicitatieformulier op mijn eigen website?+
Zien hoe de reis eruitziet met jouw team?
We laten het zien met jouw eigen zaak en jouw eigen cijfers. Vrijblijvend.
Plan een demo